Nápady na zmenšování souborů

Jestliže tabulku Excelu pravidelně zpracováváte po delší dobu, její velikost z různých důvodů narůstá. Abyste soubor zmenšili, odstraňte už nepotřebné požírače místa, jako jsou grafiky a diagramy. To samé platí i pro obrázek na pozadí, který Excel samostatně ukládá pro každou tabulku. Pak soubor uložte pod novým názvem, zavřete jej a znovu otevřete. Excel sice neukládá žádné informace pro zpětné kroky, optimalizuje však ukládání použitých vzorců. Metoda manuálního kopírování listů a obsahů do nového sešitu sice zmenší velikost souboru, přitom se však také ztratí mnoho informací například o nastaveních pro VBA, soubor a sdílení i různé vlastnosti, které případně bylo nutné rovněž zkopírovat.
Hlavní příčinou vzniku neobvykle dlouhých souborů je často příliš mnoho různých formátů pro jednotlivé buňky a zbytečně dlouhé oblasti buněk, pro něž musí být ukládány formátovací informace. Na každém listu proto použitou oblast zkontrolujte a přebytečné buňky odstraňte. Za tím účelem stiskněte klávesovou kombinaci [Ctrl]+[End], čímž skočíte na konec použité oblasti. Odtud postupně označte všechny řádky a sloupce, které mimo oblast tabulky už nejsou zapotřebí. Ty pak vymažte příkazem »Odstranit | Odstranit buňky« nebo klávesovou kombinací [Ctrl]+[–]. Klávesa [Del] naproti tomu odstraňuje jenom obsažené hodnoty, nikoli formáty. Úspěch poznáte teprve po příštím otevření souboru.